Quels reçus un travailleur autonome au Canada doit-il conserver pour les impôts ?
De bons dossiers font la différence entre une déclaration sans heurts et un audit douloureux. La position de l'ARC est simple : vos registres doivent inclure les documents originaux et fournir l'information nécessaire pour justifier vos déductions et déterminer vos obligations fiscales. Si vous faites un jour l'objet d'un examen, des dossiers organisés facilitent grandement la justification de chaque demande.
De bons dossiers font la différence entre une déclaration sans heurts et un audit douloureux. La position de l'ARC est simple : vos registres doivent inclure les documents originaux et fournir l'information nécessaire pour justifier vos déductions et déterminer vos obligations fiscales. Si vous faites un jour l'objet d'un examen, des dossiers organisés facilitent grandement la justification de chaque demande.
Qu'est-ce qu'un registre adéquat ?
L'ARC exige de toute personne exploitant une entreprise au Canada qu'elle tienne des livres et registres en anglais ou en français suffisamment détaillés pour déterminer les dettes et obligations fiscales. En pratique, cela signifie une trace complète, du moment où vous gagnez l'argent à celui où vous le dépensez :
- Registres de revenus : factures envoyées aux clients, contrats ou énoncés de travaux, confirmations de paiement et registres des dépôts dans vos comptes d'affaires ou personnels.
- Registres de dépenses : reçus et factures pour tout ce que vous prévoyez déduire — fournitures, abonnements logiciels, frais de bureau à domicile, déplacements, honoraires professionnels, publicité et assurance.
- Relevés bancaires et de carte de crédit : ils corroborent vos reçus et montrent le flux d'argent entrant et sortant de l'entreprise.
- Registres de kilométrage ou de déplacement : si vous demandez des frais de véhicule à moteur, vous devez tenir un registre des kilomètres d'affaires par rapport au kilométrage total.
- Registres de TPS/TVH : si vous êtes inscrit, conservez toutes les factures de vente et d'achat et tout document justifiant les crédits de taxe sur les intrants demandés.
Les registres électroniques sont acceptables, à condition qu'ils puissent être rattachés aux documents sources et que votre système puisse produire une copie accessible et utilisable. Étant donné que les reçus sur papier thermique s'effacent en quelques mois, photographier ou numériser les reçus dès leur réception est souvent l'option la plus fiable, pas la plus paresseuse.
Quels reçus comptent le plus au moment des impôts ?
Quand vous vous asseyez pour préparer votre déclaration — généralement en déclarant les revenus d'entreprise sur le formulaire T2125, État des résultats des activités d'une entreprise ou d'une profession libérale — voici les documents que vous prendrez en premier :
- Toutes les factures de vente et preuves de paiement reçu, pour que votre revenu brut déclaré soit complet et vérifiable.
- Les reçus des dépenses d'affaires déductibles, assortis aux catégories de dépenses de votre déclaration.
- Documentation du bureau à domicile : mesures de votre espace de travail, loyer ou intérêts hypothécaires, services publics et assurance habitation, pour calculer votre pourcentage d'usage d'affaires de la résidence.
- Registres de véhicule : reçus d'essence, d'entretien, d'assurance et de location, plus un registre de kilométrage séparant l'usage d'affaires de l'usage personnel.
- Registres des acomptes provisionnels payés pendant l'année, pour que l'ARC les crédite correctement contre votre solde.
- Déclarations de TPS/TVH et factures justificatives, si vous êtes inscrit (généralement requis une fois que les revenus taxables dépassent 30 000 $ sur quatre trimestres civils consécutifs).
Une mise en garde : n'envoyez pas vos reçus à l'ARC avec votre déclaration. Gardez-les classés et prêts au cas où l'agence demanderait à les voir.
Combien de temps les conserver ?
Conservez vos registres et documents justificatifs pendant au moins six ans à compter de la fin de l'année d'imposition à laquelle ils se rapportent. Deux prolongations de cette règle méritent d'être connues :
- Si vous produisez votre déclaration en retard, conservez les registres pendant six ans à compter de la date de production, et non à compter de la fin de l'année d'imposition.
- Si vous avez un avis d'opposition ou un appel en cours, conservez tout jusqu'à ce que le dossier soit réglé et que le délai pour tout appel ultérieur soit expiré — même si six ans se sont écoulés.
Si vous voulez détruire des registres avant la fin de la période de conservation, vous devez d'abord obtenir la permission écrite de l'ARC au moyen du formulaire T137, Demande d'autorisation de détruire des livres et des registres.
Que se passe-t-il si vous ne pouvez pas justifier une demande ?
Si l'ARC examine votre déclaration et que vous ne pouvez pas produire de reçus ou d'autres documents pour justifier une dépense, l'agence peut la refuser en tout ou en partie. Cela signifie payer l'impôt supplémentaire plus les intérêts — un coût qui dépasse de loin l'effort de conserver un reçu. Un système simple (un dossier par mois, ou une application de numérisation avec catégorisation automatique) prévient la plupart de ces problèmes.
Questions fréquentes
Dois-je conserver les reçus papier, ou les photos suffisent-elles ?
Les photos et numérisations conviennent tant qu'elles sont lisibles et peuvent être rattachées à la transaction originale, et que votre système peut produire une copie lisible sur demande. Comme les reçus thermiques s'effacent rapidement, les numériser rapidement est une bonne pratique. Conservez les originaux quand c'est possible.
Les relevés bancaires comptent-ils comme reçus ?
Ils étayent vos registres mais ne remplacent pas les reçus. Un relevé bancaire prouve que l'argent a bougé ; un reçu prouve à quoi il a servi. L'ARC veut des documents qui établissent l'objet d'affaires de chaque dépense, alors conservez les deux.
Quels registres dois-je tenir pour la TPS/TVH si je suis inscrit ?
Conservez toutes les factures de vente et d'achat et tout document derrière les crédits de taxe sur les intrants demandés, pendant six ans à compter de la fin de l'année à laquelle ils se rapportent. Les vérificateurs de l'ARC contrôlent que vous avez facturé et déclaré la TPS/TVH correctement et que les crédits demandés sont légitimes.
Et si je perds un reçu avant le moment des impôts ?
Reconstituez-le quand vous pouvez : beaucoup de commerçants peuvent réémettre des copies à partir de vos dossiers de compte ou de carte, et les relevés bancaires ou de carte de crédit peuvent corroborer le montant et la date. Notez ensuite ce qui s'est passé au dossier. Quelques éléments reconstitués sont supportables ; un motif récurrent de documentation manquante ne l'est pas.
Prendre l'habitude tôt — saisir chaque reçu le jour où il arrive — rapporte chaque avril. Un tableur Canadian Freelancer Tax Planner peut accompagner vos dossiers de reçus et vous aider à consigner les dépenses, suivre les acomptes provisionnels et voir votre position fiscale avant l'ARC.
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Sources
- https://www.canada.ca/en/revenue-agency/news/newsroom/tax-tips/tax-tips-2022/businesses-looking-ways-better-understand-meet-tax-obligations-cra-help.html
- https://www.canada.ca/content/dam/cra-arc/formspubs/pub/t4004/t4004-90e.pdf
- https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/forms-publications/publications/t4002/t4002-5.html